Comptabilité
Le Code des obligations suisse (CO), définit, aux articles 957 et suivants, les obligations d'établir une comptabilité, soit :
Doivent tenir une comptabilité et présenter des comptes :
- les entreprises individuelles (raison individuelle, soit les indépendants) et les sociétés de personnes (société simple, société en nom collectif) qui ont réalisé un chiffre d'affaires supérieur à CHF 500 000 lors du dernier exercice ;
- les personnes morales (société à responsabilité limitée, société anonyme…etc.).
Si l’entreprise individuelle ne dépasse pas CHF 500'000 de chiffre d’affaires, la société peut ne faire qu’un “carnet du lait”, soit une comptabilité de recettes et dépenses et du patrimoine (un bilan, les encaissements en produits et les paiements en charges uniquement).
Des fiduciaires peuvent vous aider pour l'établissement de votre comptabilité. Différents mandats sont possibles, comme l'outsourcing à 100%, ou uniquement la saisie (les paiements étant faits par l'entrepreneur), ou uniquement les salaires, etc...
Attention, le nom de “fiduciaire” n’est pas protégé, tout le monde peut ouvrir une fiduciaire, même sans formation adéquate.
Présentation finale
Les comptes annuels se composent de 3 éléments :
1/ Bilan
2/ Compte de résultat
3/ Annexe
Le bilan reflète l’état du patrimoine et la situation financière de l’entreprise à la date du bilan. Il se compose de l’actif et du passif.
- L’actif est le patrimoine de la société (ce que la société possède) et est décomposé en actif circulant (utilisé en moins de 12 mois par la société, soit caisse/poste/banque/débiteurs/stock) et actif immobilisé (utilisé pour plus de 12 mois, soit mobilier/véhicule/immeuble).
- Le passif contient les dettes de l’entreprise (capitaux étrangers), réparties en court terme (payables sur les 12 prochains mois) et long terme (payables à plus long terme que 12 mois).
- La différence entre l’actif et les dettes sont les capitaux propres, présentés au passif, soit l’apport des fondateurs et les résultats (autofinancement) laissés dans l’entreprise.
Le compte de résultat reflète le résultat de l’entreprise durant une période (généralement une année). Il est présenté généralement par nature, mais il peut également être présenté par fonction. Il se décompose en principe ainsi :
- Produits nets des ventes de biens et de prestations de services (chiffre d’affaires)
- Charges de matériel
- Charges de personnel
- Charges d’exploitation (frais généraux) => souvent décomposées en charges de loyer, véhicule
- Amortissements (diminution de valeur des actifs immobilisés)
- Charges et produits financiers
- Charges et produits hors exploitation
- Charges et produits exceptionnels, uniques ou hors période
- Impôts
- Bénéfice/perte de l’exercice
L’annexe complète et commente les informations données dans le bilan et compte de résultat.
Organisation
Plan comptable : il s’agit d’une liste de comptes décomposant les éléments du bilan/compte de résultat. Chaque entreprise peut personnaliser son plan comptable, aucune obligation n'étant liée à son application.
Example de plan comptable : généralement, le plan comptable standard se base sur le plan comptable général PME pour les sociétés de production, du commerce et des services de Walter Sterchi (livre : ISBN 3-9520486-5-8) établi par l’USAM. lien
Programme informatique : il existe une multitude de programmes de comptabilité. L’important, c’est l’utilité qui le définit et la complexité des écritures :
- si la société veut uniquement une saisie comptable, sans lien direct avec de la facturation, sans TVA, des logiciels comme Excel ou Banana suffisent amplement.
- si la société veut un lien avec la facturation / salaires et a de la TVA, un programme comme Crésus ou Sage va très bien.
- si la société désire un lien entre facturation/stock/créanciers/salaires, il faudra prendre un logiciel WinBiz ou Sage plus performant.
Classement : en pratique, généralement 2 types de classement se font :
- classement chronologique des pièces comptables derrière l’avis mensuel des banques
- classement séparé chronologique banque / débiteurs alphabétique / créanciers alphabétique
Saisie d'écritures
Saisie d’écritures (simples), sans postes ouverts débiteurs/créanciers, sans TVA :
- Chaque pièce saisie est numérotée, le logiciel comptable donne un numéro par pièce.
- Une écriture est saisie toujours avec un compte débit et un compte crédit (débit+ et crédit-) qui seront dans le plan comptable de la société et un libellé.
- Pour connaître les comptes, il faut se référer au compte bancaire (débit+ et crédit-) et comptabiliser la contrepartie dans le compte de résultat (charge- et produit+) ou exceptionnellement au bilan (achat d’investissement).
Fin d'année
- Les liquidités doivent correspondre aux relevés
- Les créances (débiteurs) non encaissées à la date du bilan doivent être comptabilisées
- Les factures payées d’avance (assurance ou loyer année suivante) doivent être mises en actif de régularisation
- Des amortissements doivent être passés sur les actifs immobilisés (diminution de valeur)
- Les dettes (créanciers) doivent être comptabilisées
